plano de comunicação externa

5 coisas para não esquecer no plano de comunicação externa

Elaborar um plano de comunicação externa é algo que faz parte da rotina da assessoria de imprensa. Esse planejamento funciona como um guia para o trabalho com as marcas. Além disso, ajuda a manter a organização no dia a dia.

Mas para que o planejamento seja assertivo para os clientes, é necessário lembrar que existem alguns pontos que não podem ser deixados de lado, a fim de evitar ruídos na comunicação com o público de interesse e crises de imagem.

5 coisas que você precisa incluir no plano de comunicação externa

Resolvemos pensar em requisitos de um ótimo plano de comunicação externa, para ajudar seu trabalho com assessoria de imprensa.

Chegamos a 5 coisas que você precisa incluir no planejamento de comunicação do cliente. Elas vão te ajudar a entregar um resultado muito mais satisfatório e vão minimizar falhas que poderiam deixar a marca vulnerável às crises de imagem.

1. Definição de objetivos

O primeiro ponto essencial para qualquer plano de comunicação externa de sucesso é a definição dos objetivos da marca.

Converse com seu cliente. Entenda os motivos que o levaram a investir em um serviço de comunicação externa. Compreenda os objetivos da marca e o atual cenário em que ela se encontra.

Esses são pontos imprescindíveis para traçar estratégias que façam a diferença para a marca assessorada. Afinal, só dessa forma você vai compreender se é preciso investir mais em produção de releases ou se é possível criar conteúdos para blog institucional.

Reserve um tempo da elaboração do planejamento de comunicação para listar os objetivos da empresa. Também aproveite o momento para explicar ao cliente que essa é a base para um serviço de comunicação sólido e efetivo.

2. Análise da matriz SWOT

A segunda coisa que você não pode deixar de lado ao elaborar um plano de comunicação externa é a análise da matriz SWOT.

A análise SWOT nada mais é do que um mapeamento de forças e fraquezas da empresa assessorada, nos cenários externo e interno.

Por que esse passo é importante? A resposta é simples. A partir dessa análise, o assessor de imprensa consegue definir o que diferencia a empresa assessorada da concorrência. Nisso, incluímos os pontos fortes e os pontos que devem ser melhorados.

Essa também é uma maneira de compreender quais estratégias você precisa investir para valorizar os pontos fortes e o que vai funcionar como atrativo para os consumidores.

Além disso, aproveite esse momento para conversar com os colaboradores. A análise SWOT também é uma forma de compreender a cultura da organização, o que é positivo e o que precisa ser repensado.

Esse passo do planejamento de assessoria vai muito além da manutenção da imagem de uma marca.

É uma ótima oportunidade para os gestores da empresa compreenderem o cenário da marca e analisarem se é preciso reestruturar a cultura interna da organização.

3. Listagem de softwares para otimizar tarefas

O terceiro ponto que você deve considerar na hora de elaborar um bom plano de comunicação externa é uma listagem de softwares e de ferramentas para otimizar as estratégias importantes para a marca assessorada.

Pense nos processos que são considerados gargalos em sua rotina. Ou seja, aquelas tarefas que demandam maior tempo ou que prejudicam o rendimento e a organização ao executar as estratégias.

Será que o clipping de notícias não é um gargalo?
Ou será que a gestão de mídias sociais não demanda muito tempo?
Talvez seja complicado manter a organização com tantos clientes para atender, por exemplo?

O importante é definir os pontos críticos de sua rotina e procurar uma solução eficaz para o problema.

Aqui na rotina do blog, precisamos manter a organização em dia, por exemplo. Uma forma que encontramos para solucionar esse problema é utilizar o Trello para termos noção do que precisamos executar.

O Trello é uma ferramenta que funciona como um quadro com blocos de notas virtuais. As anotações podem ser organizadas em colunas, de acordo com os processos da empresa e do deadline que você tem.

Além disso, você também pode contar com a ajuda de softwares profissionais para otimizar o monitoramento de notícias e de mídias sociais, por exemplo.

  • Softwares para clipping e mídias sociais

O NewsStream e o zMonitor, da empresa Knewin, são ótimas plataformas para agilizar esses processos, evitando falhas na rotina.

O NewsStream é uma plataforma profissional para monitoramento de notícias. Ele automatiza o processo de clipping, entregando com agilidade os conteúdos relacionados ao seu cliente. Além disso, facilita a elaboração de relatórios e de Newsletters.

Por sua vez, o zMonitor é uma ferramenta profissional para gestão e monitoramento de mídias sociais. Ela é uma escolha estratégica para ficar de olho em todas as redes sociais de seu cliente, monitorar comentários e acompanhar as atualizações da concorrência. Tudo isso em um só lugar.

O investimento em ferramentas que otimizam processos na assessoria de imprensa é algo que precisa ser considerado na hora de elaborar um planejamento. Não esqueça que, na era digital, tudo é instantâneo, e os profissionais precisam acompanhar esse cenário com habilidade.

4. Estudo do público de interesse

A quarta dica que selecionamos para este post tem a ver com um estudo sobre o público de interesse da marca na hora de elaborar um planejamento de comunicação externa.

Muitos comunicadores sociais esquecem dessa parte e deixam o planejamento vulnerável a erros.

Afinal, sem entender o público que estamos nos comunicando, não temos noção das necessidades desses consumidores, dos assuntos que são interessantes, dos canais digitais mais assertivos para divulgar a marca e da linguagem que podemos utilizar nos mais variados pontos de contato de comunicação.

Portanto, separe um momento para mapear o público do cliente. Utilize uma ferramenta de monitoramento de mídias sociais para analisar os canais digitais do cliente. Observe quem são as pessoas que interagem com a marca. Compreenda como as pessoas enxergam a empresa.

Essa é uma ótima maneira para deixar o processo de elaboração das estratégias de comunicação externo mais sólido e menos suscetível a erros.

5. Definição de um cronograma

Por fim, nossa última dica para este post sobre plano de comunicação externa tem a ver com a definição de um cronograma para elaborar e executar as estratégias.

Definir um cronograma é essencial para manter a rotina organizada. Dessa forma, você vai saber quais demandas precisam ser executadas e quando é o momento de reportar os resultados para o cliente.

Utilize ferramentas como a planilha do próprio Google para criar um cronograma de trabalho de comunicação externa.

No entanto, aqui fica um lembrete: estabeleça um cronograma concretizável. Estipule prazos que você vai conseguir cumprir.

Não adianta você colocar no cronograma que consegue executar a atividade em dois dias se, para isso, você vai prejudicar outras demandas.

Cronogramas que não são considerados “pé no chão” prejudicam a imagem do profissional. Afinal, fazem o cliente perder a confiança em você. Além disso, permitem que ele questione se o investimento em comunicação externa realmente vale a pena.

Por fim, para se aprofundar no assunto, sugerimos o download do nosso template de planejamento de assessoria de imprensa.

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