Gerenciamento de tempo: estratégias para melhorar a assessoria digital

Quando se fala em gerenciamento de tempo na rotina da assessoria digital, cada segundo é valioso.

Afinal de contas, cuidar de reputação de marcas, gerenciar crises e ser analítico são aspectos que exigem que a gente saiba como organizar as nossas horas de trabalho.

No entanto, antes de qualquer coisa, saiba que gerenciamento de tempo exige organização.

E isso é necessário para não transformarmos a nossa rotina em um pesadelo de lista de tarefas intermináveis, e-mails não respondidos, prazos estourados e demandas atrasadas.

Então, pense por um momento: como você lida com o tempo em sua rotina como assessor digital?

Se o seu dia a dia pode ser caracterizado por procrastinação, desorganização e falta de tempo, saiba que nós vamos te ajudar.

Melhore o gerenciamento de tempo com estratégias simples

Bem, se você está pensando que gerenciamento de tempo significa ideias mirabolantes e de difícil execução, estamos aqui para te surpreender.

Você não precisa escalar até o topo de uma montanha para conseguir terminar aquele planejamento de comunicação que está sendo procrastinado há uma semana.

Então, respire fundo e confira as dicas que separamos para você ser produtivo no dia a dia.

Além disso, aproveite este momento de leitura para tomar um café e deixar a mente livre. Quem sabe não era isso que faltava para aquela ideia genial de conteúdo aparecer?

1. Organize e priorize as demandas que você precisa executar

O primeiro passo para conquistar um gerenciamento de tempo efetivo e ser mais produtivo no dia a dia é organizar e priorizar as atividades.

Às vezes, deixamos a organização de lado e planejamos nossas ações na hora em que começamos a trabalhar.

No entanto, isso é prejudicial para o melhor aproveitamento das horas de trabalho da assessoria digital.

Então, se você, até agora, começava o seu dia sem ter ideia do que precisa resolver e das demandas que tem de executar para o assessorado, é hora de mudar essa situação.

Assim, comece a organizar a sua rotina e a priorizar atividades.

Como fazer isso? Bem, você pode gerenciar melhor o seu tempo da forma tradicional ou da forma digital.

  • Ferramentas para organizar atividades

A maneira tradicional para organizar a rotina nada mais é do que a boa e velha agenda. Sim, uma agenda física facilita o gerenciamento de tempo.

Anote tudo o que você precisa fazer para seus clientes, incluindo o clipping de notícias, o monitoramento de redes sociais, a produção de conteúdo e o disparo de releases.

Também aproveite a organização da agenda para distribuir as demandas por dias. E não se esqueça de inserir lembretes perto da finalização de prazos.

Por sua vez, a forma digital pode ser o Trello. Inclusive, a gente usa essa ferramenta aqui no blog.

O Trello é um quadro digital para organização de tarefas. Nessa ferramenta, você consegue criar cartões para diferentes demandas, inserindo prazos, anexos, comentários, checklists e etiquetas.

Em outras palavras, é uma ferramenta digital para te ajudar na questão do gerenciamento de tempo.

Uma das grandes vantagens do Trello é que você consegue ter um olhar macro sobre tudo o que você já elaborou para os seus clientes.

E o melhor: você pode compartilhar esses quadros com a sua equipe da agência ou com o assessorado.

Se você está se perguntando qual é a melhor alternativa, saiba que a escolha é muito individual.

Aqui no blog, por exemplo, nossa equipe gerencia o tempo com a ajuda de agendas e do Trello também. Ou seja, misturamos as duas ferramentas para impulsionar ainda mais a nossa produtividade.

2. Conte com a ajuda da tecnologia

Se você é daqueles profissionais de assessoria que gostam de fazer tudo de forma manual, é hora de rever essa maneira de trabalhar. Afinal, a tecnologia está aí para facilitar a nossa rotina.

Então, se você deseja ser um assessor mais produtivo e que gerencia melhor o tempo, faça as pazes com a tecnologia.

Existem diversas ferramentas que otimizam demandas da assessoria digital e que ajudam a aprimorar o gerenciamento de tempo.

E isso ocorre porque elas agilizam demandas que exigiriam muitas horas de trabalho, entende?

Alguns exemplos de ferramentas são os seguintes:

  1. Knewin News. Essa ferramenta ajuda a otimizar o monitoramento de notícias. Ou seja, ela evita que você perca tempo procurando conteúdos jornalísticos sobre o seu cliente.
    Dessa forma, você gerencia melhor o seu tempo e consegue dar passos mais analíticos e estratégicos no clipping. Para conhecer o Knewin News, é só clicar aqui.
  2. If this then that. Essa ferramenta ainda não é tão utilizada no meio da comunicação digital. No entanto, ela é muito poderosa para te ajudar no gerenciamento de tempo.
    O IFTTT, como também é chamado, permite que você agrupe diversos aplicativos e atividades em um só lugar. O mais interessante é que a plataforma tem tudo a ver com organização e condições de ação. Exemplo: desligar Wifi quando estou fazendo uma determinada ação, entre outras coisas relacionadas à assessoria digital.
  3. Knewin Social. Essa ferramenta otimiza o monitoramento de redes sociais. Dessa forma, é possível gerenciar melhor o seu tempo e acompanhar a instantaneidade do meio digital.
  4. Canva.Precisa criar documentos visuais, mas não tem tempo nem um designer para fazer isso? Bem, use o Canva. Essa ferramenta facilita a diagramação de diversos tipos de materiais, como cards para redes sociais e apresentações corporativas.

3. Fique offline

Terceira dica para aprimorar o gerenciamento de tempo em sua rotina profissional: fique offline.

E estamos falando isso porque sabemos que, na era dos Smartphones, é muito difícil ficar desconectado.

Afinal, o celular, muitas vezes, é o nosso canal de comunicação com o mundo. Redes sociais, emails, jogos e tantos outros aplicativos ocupam muitas horas preciosas de nosso dia.

E quem nunca se viu ansioso olhando para a tela do celular esperando aquela mensagem nem tão importante ou apenas rindo com trivialidades no Facebook?

Eu sei que você já passou por isso. Eu também já procrastinei e perdi minutos preciosos assistindo aos Stories de alguma influenciadora digital.

A questão é que isso, para muitas pessoas, consegue acabar com a produtividade no trabalho.

Provavelmente, essa é uma das coisas que afeta de forma significativa o gerenciamento de tempo na sua rotina de assessoria digital.

Por isso, que tal deixar o celular de lado enquanto estiver trabalhando na análise do clipping, na construção de um conteúdo ou no planejamento de comunicação do seu cliente?

Sabemos que não é fácil, mas não custa a tentativa, certo? Às vezes, precisamos nos desconectar para conseguir manter a concentração.

4. Use a técnica pomodoro

Se você ainda não ouviu falar na técnica pomodoro, saiba que ela é uma opção para melhorar o gerenciamento de tempo e a produtividade no trabalho. E essa é a nossa quarta dica deste post.

A estratégia se baseia nos timers de cozinha, que mensuram o tempo que leva para um alimento ficar pronto. E,  não, você não precisa sair correndo e comprar um utensílio desses.

Essa estratégia pode ser implementada em sua rotina de assessoria digital com o despertador do celular.

A premissa é bem simples: 25 minutos de trabalho para 5 minutos de descanso (esses 30 minutos são um pomodoro).

A cada 4 pomodoros, descanse por 30 preciosos minutos. Essa é uma forma de manter o foco no projeto e, ao mesmo tempo, permitir que a mente seja esvaziada.

Apenas vale lembrar uma coisa: Use esse tempo de tempo para tomar um café, caminhar um pouco, esticar as pernas, descansar a visão, ler algumas páginas daquele livro esquecido na estante. Ou seja, aproveite os 5 minutos de forma útil e consciente.

5. Valorize os momentos de descanso

A nossa quinta dica sobre gerenciamento de tempo pode parecer desconectada com o restante do post. No entanto, ela é extremamente útil para sermos produtivos na assessoria digital.

Afinal, o tempo ocioso é essencial para nos mantermos motivados e descansados para solucionar problemas e concluir demandas profissionais.

E incluímos este assunto no post por um simples motivo. Muitos profissionais vivem 24 horas pensando em trabalho, querendo ser cada vez mais produtivos e deixando de lado os momentos de lazer.

Porém, os momentos de lazer são essenciais para mantermos nossa criatividade em alta e para lembrarmos que existem outras coisas que também fazem a vida ser valiosa.

Então, aqui fica o nosso lembrete.

Se você deseja gerenciar o seu tempo profissional e ser mais produtivo, tire alguns períodos do dia para descansar. Além disso, aproveite de forma plena os momentos de folga, como o fim de semana.

Aproveite a companhia dos seus familiares. Leia. Vá ao cinema. Vá ao parque. Tome um café em uma cafeteria. Passeie e brinque com seus animais de estimação. Estude. Faça cursos para aprimorar o seu conhecimento profissional. Tenha hobbies. Pratique meditação. Exercite-se.

O importante é entender que esse momento reservado para descansar a mente não vai afetar o seu desempenho como assessor digital. Muito pelo contrário.

Gerenciamento de tempo também envolve perceber que o estresse e a ansiedade causados pela correria do dia a dia precisam ser amenizados, para que você consiga ser produtivo e efetivo.

Por fim, se você quiser conhecer outras dicas para gerenciar melhor a sua rotina profissional, faça o download do nosso e-book Como ser um assessor de imprensa mais produtivo.

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