Uma pergunta que muitos profissionais fazem é como ser mais produtivo em um cenário de informações digitais e instantâneas.
As respostas podem ser variadas. Afinal, cada pessoa tem uma rotina de trabalho diferente, e as prioridades ao longo do dia podem mudar.
Assessores políticos, por exemplo, têm uma rotina muito mais corrida em momentos de campanha eleitoral. Assessores autônomos, por sua vez, têm de ter jogo de cintura para não deixar a vida profissional afetar o ambiente pessoal.
São muitos os cenários da assessoria de imprensa que podemos enumerar.
E se você está lendo este post, deseja saber como ser mais produtivo no universo da comunicação externa, certo?
Então, saiba que pensamos em você e selecionamos algumas dicas para te ajudar a ser mais produtivo na era da assessoria de imprensa digital.
Saiba como ser mais produtivo na assessoria de imprensa com 6 dicas
Para este post, pensamos em dicas que possam te ajudar a entender que é possível ser produtivo em um momento de informações digitais e de muitas demandas na rotina da assessoria de imprensa.
Aliás, você vai perceber que nossas dicas não são mirabolantes. Afinal, ser produtivo significa executar processos com qualidade e agilidade. E não executar diversas coisas ao mesmo tempo e concluir tudo sem qualidade.
1. Tenha uma rotina
Ter uma rotina estabelecida é um dos segredos para entender como ser mais produtivo na assessoria digital. Afinal, isso nos ajuda a estabelecer limites e a ter um controle sobre o que precisamos executar ao longo do dia.
Essa dica é muito válida porque muitos assessores trabalham de forma autônoma, ou têm uma rotina mais flexível.
E se não nos atentarmos à importância da rotina, podemos pisar em falso, afetar nossa produtividade e cometer falhas em relação aos deadlines dos clientes.
Então, se você não se preocupa em manter uma rotina de trabalho, é hora de compreender que estabelecer horários para fazer planejamentos de assessoria, para fazer clipping e tantas outras estratégias de comunicação é essencial.
2. Não esqueça do tempo livre
Se você estranhou nossa segunda dica, fique calmo. Você ainda está no blog AI.
Em uma rotina multitarefas, em que os assessores de imprensa precisam se reinventar a todos os momentos para suprir as exigências do meio digital, valorizar o tempo livre é necessário.
É durante nossos momentos de lazer que recarregamos nossas energias. E isso tem tudo a ver com a ideia de como ser mais produtivo na rotina profissional.
O FOMO (fear of missing out), as constantes notificações em redes sociais, os e-mails corporativos e o trabalho levado para casa são grandes causadores de prejuízos na produtividade.
Afinal, você fica o fim de semana inteiro conferindo se chegou e-mail de algum cliente.
Você fica com o Facebook conectado no jantar em família, esperando uma mensagem sobre a sugestão de pauta chegar.
Você deixa de curtir momentos de lazer porque fica trabalhando de madrugada.
E, quando vê, está mentalmente e fisicamente exausto, sem vontade ou coragem para produzir um release para o cliente.
Então, a melhor forma de evitar essa grande bola de neve é aproveitar os momentos livres que você tem de forma plena.
Aproveite os seus momentos longe do trabalho para fazer coisas que você gosta e para estar com pessoas que te fazem bem.
Pode parecer estranho ler essa mensagem em um blog sobre Assessoria de Imprensa? Até pode, mas não deveria.
Afinal, a forma como lidamos com a nossa vida pessoal afeta, de forma significativa a nossa vida profissional.
Como você vai gerenciar uma crise de imagem com efetividade se estiver esgotado? Pense nisso no próximo fim de semana em que você decidir colocar seu tempo livre em segundo plano.
3. Automatize processos
Além de estabelecer uma rotina e valorizar o tempo livre, saiba que a pergunta “como ser mais produtivo?” pode ser solucionada com os processos de assessoria automatizados.
Demandas como monitoramento de mídias (notícias e redes sociais), estruturação de mailing, elaboração de relatórios e SAC 2.0 podem ser otimizados com a ajuda de ferramentas digitais.
Investir em uma ferramenta digital, seja ela paga ou gratuita, é uma forma de evitar que atividades repetitivas comprometam a produtividade do seu dia de trabalho.
Clipping de notícias
O clipping, por exemplo, pode ser automatizado com o Knewin Notícias, uma ferramenta completa para monitorar conteúdos noticiosos impressos, digitais, de TV ou de rádio.
A plataforma facilita a busca por conteúdos e evita que você perca tempo estruturando buscas sempre que precisar clipar um cliente.
Além disso, o Knewin Notícias facilita a gestão de crises e permite um olhar mais estratégico para fazer análise da concorrência do cliente.
SAC 2.0
O Atendimento ao Cliente no meio digital é outro ponto que pode afetar a produtividade dos assessores de imprensa digitais.
Afinal, clientes insatisfeitos procuram a marca do assessorado nos mais diversos momentos. E precisamos dar, ao menos, um primeiro atendimento, evitando deixar o consumidor sem resposta.
E como sabemos que nem sempre você tem tempo de fazer SAC 2.0 na hora em que o cliente solicita uma resposta, a melhor forma de aprender como ser mais produtivo é investir em um chatbot, um robô para chats.
Robôs para chat são ótimas alternativas para otimizar Atendimento ao Cliente nas redes sociais, em sites e dentro de plataformas digitais. Isso evita um consumidor ainda mais insatisfeito e aumenta a organização e a produtividade em sua rotina de trabalho.
O mais interessante é que você não precisa se preocupar pelo fato de não ser um programador. Existem plataformas para chatbots personalizáveis no meio digital.
O chatfuel é um exemplo dessas ferramentas para fazer SAC 2.0 com efetividade.
4. Planeje-se
Se você quer melhorar a sua produtividade na assessoria de imprensa, planejamento é palavra-chave.
E aqui não estamos falando do planejamento de comunicação de seu cliente. E sim sobre o planejamento semanal ou diário que você precisa fazer para concluir suas demandas profissionais.
É importante que tenhamos um planejamento com as ações que temos de executar ao longo da semana. Isso nos dá uma base macro de tudo que precisa sair do papel e evita procrastinação.
Procrastinação é uma palavra que diversos profissionais conhecem, não é mesmo?
É aquele ato de “ah, é só para sexta. Não vou fazer hoje”. Mas isso, repetido todos os dias, transforma seu planejamento em uma grande bola de neve.
Então, tenha uma agenda física, escreva em post-its e cole-os na frente do computador ou use um gerenciador de tarefas como o Trello.
Independentemente da sua escolha, entenda que saber como ser mais produtivo tem a ver com saber ser mais organizado. E o planejamento de tarefas para a semana é imprescindível nesse processo.
5. Conclua tarefas
Nossa quinta dica é um complemento do quarto ponto deste post. Não adianta você planejar o que precisa executar, mas não concluir as demandas.
Na mesma linha de pensamento, não adianta você começar todas as estratégias para seu cliente ao mesmo tempo, não concluí-las ou finalizá-las sem prezar pela qualidade.
A ideia de como ser mais produtivo passa pela finalização das demandas de assessoria com qualidade e efetividade.
Se você tem dificuldade em ser multitarefa, por exemplo, não se sinta culpado.
Cada pessoa lida com demandas de uma forma diferente.
E isso precisa ser adaptável ao seu estilo de vida profissional.
Uma forma de solucionar o problema de tarefas inacabadas é investir no planejamento do que precisa ser executado, com uma lista de prioridades.
Dessa forma, você vai entender se o release do cliente A é mais urgente do que a produção de conteúdo para redes sociais do cliente B.
Aliás, sem planejar e elencar prioridades, fica difícil concluir todas as tarefas com eficiência.
Afinal, você vai ficar perdido, sem saber qual caminho deve tomar.
Então, organize sua rotina de acordo com as demandas dos clientes. Especifique os dias em que você vai ficar focado em determinado assessorado. E mantenha os olhos atentos aos deadlines.
Os deadlines nos ajudam a concluir tarefas e a entender o que é prioridade.
6. Mantenha seus e-mails organizados
Nossa última dica para te ajudar a entender como ser mais produtivo tem a ver com sua caixa de entrada de e-mails, ou inbox (como muitos profissionais da área digital chamam).
Ao longo do dia, recebemos uma quantidade significativa de e-mails.
São e-mails de clientes. Notificações das redes sociais dos assessorados. Respostas dos jornalistas sobre sugestões de pauta. Influenciadores digitais que enviam solicitações sobre parcerias. Entre outras coisas.
E se não mantivermos nossa inbox organizada, vamos nos perder no mar de e-mails. E isso representa perda de produtividade.
A produtividade diminui por três motivos:
- Você pode esquecer de responder e-mails importantes.
- Uma sugestão de pauta pode ser deixada de lado.
- Você vai perder tempo procurando por e-mails específicos.
Então, se você quer ser mais produtivo na assessoria digital, lembre-se disso: limpe sua caixa de entrada de e-mails.
Leia os conteúdos. Exclua o que não for necessário. Categorize os e-mails de acordo com o assunto. Coloque estrelas para lembrar da importância da mensagem.
Por fim, para conhecer outras formas de ser mais produtivo e aprimorar os resultados de comunicação, por que você não baixa o nosso e-book 10 dicas para melhorar os resultados da assessoria de imprensa? O material é gratuito.
