Hoje, um dos bens mais valiosos da sociedade é a informação. Diante desse cenário, as empresas se abriram mais à área da comunicação interna e externa, pública e transparente, para melhorar o relacionamento com diversos públicos. Assim, surgiram também as agências de comunicação que atenderiam a essa demanda, produzindo conteúdos de forma mais estratégica. Mas as exigências dos clientes são cada vez maiores e é preciso organizar o trabalho na agência de comunicação da melhor forma possível. A questão é: por onde começar?

Os diretores, donos e coordenadores de agências precisam se preocupar tanto com o lado financeiro, de gestão do negócio, quanto com o atendimento ao cliente. No lado administrativo, é necessário acompanhar os gastos e a arrecadação da empresa por meio do fluxo de caixa. Não há como planejar e organizar o trabalho na agência de comunicação sem isso – seja terceirizando o serviço, seja fazendo o fluxo por si só. Com a planilha de gastos em mãos, os gestores podem pensar em orçamentos reais que englobem os custos de produção e condições trabalhistas.

Muitas agências de comunicação acabam contratando freelancers ou estagiários, além dos profissionais empregados. Há que se ter, contudo, um cuidado maior em relação a esses trabalhadores. Estagiários tem direito a férias e diversos outros direitos garantidos por lei e freelancers precisam ter os trabalhos devidamente documentados, com notas ou Recibo de Pagamento Autônomo. Uma dica é evitar negociar valores fixos por mês e seguir à risca as determinações da Justiça do Trabalho. As indenizações não são baratas e os empresários podem perder muito dinheiro caso algum desses trabalhadores entre na justiça contra a agência.

Para organizar o trabalho na agência de comunicação, os gestores precisam ir além da questão financeira. É necessário parar e refletir sobre como a agência lida com as demandas do dia a dia. Analisando internamente os processos e os trabalhos, é possível diminuir e otimizar o tempo dos jornalistas, publicitários e designers. Por isso, elaborar o planejamento estratégico na empresa e estruturar as demandas são fatores indispensáveis para o andamento da agência.

Os gestores precisam entender cada projeto, saber os prazos e as atividades desenvolvidas para os clientes. Uma forma de organizar o trabalho na agência de comunicação e acompanhar o processo interno e externo é utilizar alguma ferramenta de controle de tarefas cotidianas. Um exemplo de ferramenta online gratuita para organizar o trabalho das empresas é o Trello.

O uso das ferramentas online para organizar o trabalho na agência de comunicação

O sistema do Trello utiliza cartões para anotar informações, como tarefas, reuniões, ideias e pautas, e ajudar os integrantes da equipe a ver suas prioridades, prazos de entrega, o que ainda precisa ser feito, o que já foi feito e o que ainda vem pela frente. Isso tudo melhora a comunicação e auxilia a organizar o trabalho na agência de comunicação, além de diminuir o número de e-mails. Há um espaço na ferramenta para que integrantes da equipe, desde supervisores até gestores, comentem sobre os posts e atualizem o processo.

Além do Trello, unificar a agenda de trabalho com o Google Agenda também é uma maneira de organizar o trabalho na agência de comunicação e acompanhar tudo, sem perder os prazos de entrega e horários de reuniões importantes com o cliente. Com o Google Agenda, o gestor pode ficar por dentro das tarefas e compromissos dos funcionários da agência, por meio do compartilhamento das agendas. Aliás, o Google oferece diversas formas de organizar os processos na agência, com planilhas e documentos que podem aproximar a empresa de comunicação aos clientes e deixar o trabalho ainda mais integrado.

Mais do que usar as ferramentas online, a melhor forma de organizar o trabalho na agência de comunicação é melhorar a comunicação interna na agência. Criar um ambiente de trabalho em que os gestores possam acompanhar os projetos junto aos clientes e funcionários, elaborar um planejamento estratégico adequado para a empresa e abrir espaço para troca de experiências entre os colaboradores, onde eles se sintam à vontade para expor suas dificuldades com as demandas dos clientes e sugerir inovações no trabalho.  

E você? Tem mais alguma dica para organizar o trabalho na agência de comunicação? Compartilhe conosco a sua experiência!