Elaborar um plano de comunicação externa é algo que deve fazer parte da rotina da equipe de marketing de uma empresa. Esse planejamento funciona como um guia para o trabalho entre a marca e seu público. Isso sem falar no apoio que ele dá para manter a organização no dia a dia. 

Mas, para que esse planejamento seja efetivo, é necessário lembrar que existem alguns pontos que não podem ser deixados de lado a fim de evitar ruídos na comunicação com o público de interesse e até mesmo crises de imagem.

O que você precisa incluir no plano de comunicação? 

Reunimos, aqui, 5 dicas sobre o que você precisa incluir no plano de comunicação externa que vão te ajudar a entregar um resultado muito mais satisfatório e minimizar falhas que poderiam deixar a marca vulnerável às crises de imagem. Confira: 

1. Definição de objetivos 

O primeiro ponto essencial para qualquer plano de comunicação externa de sucesso é a definição dos objetivos da marca. Entenda qual é o atual cenário em que a empresa se encontra e compreenda como ela pretende trabalhar sua imagem diante do público e da mídia. 

Esses são pontos imprescindíveis para traçar estratégias que façam a diferença para a marca. Afinal, só dessa forma você vai compreender se é preciso investir mais em produção de releases, por exemplo, ou se é necessário criar mais conteúdos para o blog institucional. 

Reserve um tempo durante a elaboração do plano de comunicação para listar os objetivos da empresa. Afinal, lembre-se que essa é a base para um serviço de comunicação sólido e efetivo. 

Veja mais dicas sobre estratégias de comunicação:
>> Planejamento de comunicação estratégico: quais são os principais desafios? 
>> Como ser mais certeiro em suas ações de comunicação 

2. Análise da matriz SWOT 

O segundo item que você não pode deixar de lado ao elaborar um plano de comunicação externa é a análise da matriz SWOT. A análise SWOT nada mais é do que um mapeamento de forças e fraquezas da empresa, nos cenários interno e externo. 

Por que esse passo é importante? A resposta é simples. A partir dessa análise, é possível definir o que diferencia a empresa da concorrência. Nisso, incluímos os pontos fortes e os que devem ser melhorados.

Essa também é uma maneira de compreender em quais estratégias você precisa investir para valorizar os pontos fortes e o que vai funcionar como atrativo para os consumidores.

Além disso, aproveite esse momento para conversar com os colaboradores. A análise SWOT também é uma forma de compreender a cultura da organização, o que é positivo e o que precisa ser repensado.

Esse passo do planejamento vai muito além da manutenção da imagem de uma marca. É uma ótima oportunidade para os gestores da empresa compreenderem o cenário da marca e analisarem se é preciso reestruturar a cultura interna da organização.

3. Ferramentas para otimizar tarefas

O terceiro ponto que você deve considerar na hora de elaborar um bom plano de comunicação externa é uma listagem de softwares e de ferramentas para otimizar as estratégias importantes para a marca. 

Pense nos processos que são considerados gargalos em sua rotina. Ou seja, aquelas tarefas que demandam maior tempo ou que prejudicam o rendimento e a organização ao executar as estratégias.

• Será que o clipping de notícias não é um gargalo? 
• Ou será que a gestão de mídias sociais não demanda muito tempo? 
• Talvez, seja complicado manter a organização com tantos clientes para atender, por exemplo?

O importante é definir os pontos críticos de sua rotina e procurar uma solução eficaz para o problema. Por aqui, uma forma que encontramos para organizar nossa rotina do dia é utilizando o Trello para termos noção do que precisamos executar.

O Trello é uma ferramenta que funciona como um quadro, com blocos de notas virtuais. As anotações podem ser organizadas em colunas, de acordo com os processos da empresa e o deadline que você tem. 

Você também pode contar com a ajuda de softwares profissionais para otimizar o monitoramento de notícias e de mídias sociais.

– Ferramentas para clipping e mídias sociais

O Knewin News e o Knewin Social são ótimas plataformas para agilizar esses processos, evitando falhas na rotina.

Knewin News é uma ferramenta profissional para monitoramento de notícias. Ela automatiza o processo de clipping, entregando com agilidade os conteúdos relacionados à marca. Além disso, facilita a elaboração de relatórios e de newsletters. 

Por sua vez, Knewin Social é uma plataforma profissional para gestão e monitoramento de mídias sociais. Ela é uma escolha estratégica para ficar de olho em todas as redes sociais de seu cliente, monitorar comentários e acompanhar as atualizações da concorrência. Tudo isso em um só lugar. 

O investimento em ferramentas que otimizam os processos da equipe de comunicação e marketing é algo que precisa ser considerado na hora de elaborar um plano de comunicação. Não esqueça que, na era digital, tudo é instantâneo, e os profissionais precisam acompanhar esse cenário com habilidade. 

4. Estudo do público de interesse 

A quarta dica que selecionamos para este artigo tem a ver com a análise do público de interesse da marca na hora de elaborar o plano de comunicação externa. Muitos comunicadores sociais esquecem dessa parte e deixam o planejamento vulnerável a erros. 

Afinal, sem entender o público com quem estamos nos comunicando, não temos noção das necessidades desses consumidores, dos assuntos que são interessantes, dos canais digitais mais efetivos para divulgar a marca e da linguagem que podemos utilizar nos mais variados pontos de contato de comunicação. 

Portanto, separe um momento para mapear seu público. Utilize uma ferramenta de monitoramento de mídias sociais para analisar os canais digitais do cliente.

Observe quem são as pessoas que interagem com a marca. Compreenda como as pessoas enxergam a empresa. Essa é uma ótima maneira para deixar o processo de elaboração das estratégias de comunicação mais sólido e menos suscetível a erros. 

5. Definição de um cronograma 

Por fim, nossa última dica para um plano de comunicação externa efetivo tem a ver com a definição de um cronograma para elaborar e executar as estratégias.

Definir um cronograma é essencial para manter a rotina organizada. Dessa forma, você vai saber quais demandas precisam ser executadas e quando é o momento de reportar resultados.

Utilize ferramentas como a planilha ou a agenda do próprio Google para criar um cronograma de trabalho de comunicação externa. No entanto, aqui fica um lembrete: estabeleça um cronograma concretizável. Estipule prazos que você vai conseguir cumprir.

Não adianta você colocar no cronograma que consegue executar a atividade em dois dias se, para isso, você vai prejudicar outras demandas. 

Cronogramas que não são considerados “pé no chão” prejudicam a imagem do profissional. Afinal, fazem a empresa perder a confiança em você. Além disso, abre espaço para questionar se o investimento em comunicação externa realmente vale a pena. 

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