Quem administra uma agência de comunicação tem que se desdobrar em funções diferentes e isso inclui o controle de gastos da empresa.

O diretor de uma agência precisa dominar o ramo da comunicação – assessoria de imprensa, publicidade e marketing –, e também saber administrar a empresa e os seus funcionários. Aquela premissa de que todo profissional de comunicação escolheu a área porque não lida bem com os números vai por água abaixo quando o assunto é gerenciar uma empresa do segmento.

É preciso somar as competências: entender o trabalho de comunicação e os processos administrativos, principalmente o controle de gastos.

Preocupação com controle de gastos também é função do gestor de assessoria de imprensa

Além de organizar a gestão na assessoria de imprensa, é função do diretor motivar a equipe a sempre superar as expectativas e entregar resultados aos clientes. No final das contas, o administrador não deixa de ser um empreendedor da área da comunicação, pois precisa identificar oportunidades, angariar recursos e transformar as suas ideias em produtos rentáveis.

Mas as noções de estudo de mercado, metas e objetivos de otimização de planejamento não são temas discutidos nos cursos superiores de comunicação social. Por isso, é um desafio constante manter uma agência de comunicação.

Assim como outros empreendedores iniciantes, os profissionais de comunicação geralmente não tem clareza de todo o processo necessário para criar e gerenciar uma empresa e tendem a falir logo no início.

O planejamento é importante para guiar a empresa e fazer o controle de gastos. Sem isso, dificilmente uma empresa, seja qual for o segmento, consegue crescer e sobreviver no mercado.

Quando se fala em comunicação, os principais desafios no controle de gastos envolvem a mensuração de resultados e a elaboração de relatório de assessoria de imprensa que mostrem ao cliente a relevância do trabalho de comunicação.

A avaliação de resultados deve ser, portanto, outra prática indispensável para uma agência de comunicação. Porém, a tendência é medir o que foi feito – quantidade de releases, de clipagens etc -, e não o resultado que aquela informação gerou, ou seja, o que ela agregou ao cliente.

Outro desafio do administrador de uma agência de comunicação, decorrente, em parte, dessa dificuldade em mensurar e entregar resultados é a satisfação do cliente.

Os assessorados querem sempre mais. Mantê-los satisfeitos é uma tarefa diária e árdua. Entregar resultados relevantes ao cliente pode ajudar a assessoria de imprensa em épocas de crise, quando muitas empresas cortam orçamentos.

Saber se o cliente realmente permanecerá na agência é uma incógnita. Isso afeta, e muito, o controle de gastos e, consequentemente, o planejamento financeiro da empresa.

A profissionalização é outro desafio constante, seja nas agências de comunicação ou em qualquer outra empresa. Na área da comunicação, é necessário investir em capacitações internas.

Mercados como o de comunicação e tecnologia da informação são alguns dos que estão em em permanente mudança. Hoje, por exemplo, clientes solicitam que profissionais de comunicação gerenciem suas redes sociais, façam o marketing tradicional e digital da empresa e não executem apenas a função de assessor de imprensa.

Cada vez mais os clientes procuram agências que dominam determinados segmentos e oferecem um diferencial: a “expertise”. Muitas agências já se especializaram em determinados segmentos do mercado e passaram a dominar essas áreas, tornando-se referência para a mídia e diminuindo a concorrência  entre agências.

Porém, quanto mais restrito for o seu público, mais difícil é a prospecção de clientes. Todos esses fatores interferem diretamente na saúde financeira e no controle de gastos das agências.

Conheça alguns cuidados no controle de gastos

Gerenciar projetos exige um cuidado especial no controle de gastos. O diretor de uma agência de comunicação precisa cuidar especialmente de alguns pontos como:

1. Solicitação de orçamentos

Definir um orçamento que leve em consideração todos os recursos necessários para a realização do projeto é primordial. Você precisa pagar a equipe responsável pelo trabalho, os diversos impostos, os gastos com materiais e ainda conseguir uma margem de lucro. Trabalhe com o pior cenário possível, em relação a gastos extras, mas mantenha-se realista ao cenário financeiro do cliente.

2. Acompanhamento dos gastos

Não adianta nada definir o orçamento sem  acompanhar o desenvolvimento do projeto para saber se o controle de gastos está fiel ao planejado anteriormente. Anote tudo o que foi gasto a mais e compare os custos reais com os previstos. Quanto antes você identificar o problema, mais cedo poderá solucionar sem precisar envolver o cliente.

3. Separação dos custos essenciais e os supérfluos

Isso é fundamental para o planejamento financeiro da agência. Coloque na tabela todos os recursos necessários para o andamento do projeto e aquilo que não é tão essencial assim. Se os gastos estiverem superando o estimado, você já saberá qual ponto pode ser cortado do orçamento.

4. A produtividade

O controle de custos tem uma forte relação com a produtividade. O administrador precisa buscar alternativas que permitam fazer mais e melhor, gastando menos e mantendo a qualidade. Nem sempre isso é possível.

Por isso, o estabelecimento de metas e rotinas é fundamental para a produtividade da equipe. Acompanhar o desempenho de todos em relação a esses dois itens é um dever do gestor. Os feedbacks são importantes também para ajudar a equipe a identificar problemas e criar soluções para melhorar a produtividade.

5. Os cronogramas

Cuidar do cronograma não é só um fator importante para a relação com o cliente, mas interfere diretamente nos gastos da agência. Atrasar as datas de entrega dos projetos significa aumentar os custos deles e diminuir a rentabilidade. Sem contar a possível perda de credibilidade e confiabilidade do cliente com a sua agência.

Administrar uma agência de comunicação requer, basicamente, planejamento: dos projetos, de metas e objetivos, da equipe, dos gastos e da receita. Some isso tudo à criatividade e ao profissionalismo e sua agência de comunicação deverá continuar crescendo no mercado.

Quais são os outros desafios no controle de gastos da sua agência de comunicação? Você tem dificuldade em gerir as contas da sua empresa? Comente!