Algo que muitos assessores de imprensa se perguntam é como estruturar uma comunicação assertiva para os clientes. Afinal, a era digital possibilita a elaboração de muitas estratégias que alavancam a reputação da marca. Mas é preciso ter muito cuidado para evitar deslizes.

Sem o conhecimento das ferramentas que proporcionam uma comunicação assertiva com os públicos de interesse da marca, as chances de ruídos aumentam, o que pode ocasionar uma crise de imagem.

Pensando em facilitar a sua rotina como assessor de imprensa, elaboramos este post com 9 dicas para uma comunicação externa assertiva para seu cliente. A conquista de resultados vai ser muito mais satisfatória dessa forma.

9 coisas que ajudam a manter uma comunicação assertiva para o cliente de assessoria

Nossas 9 dicas servem para te ajudar a executar uma assessoria de imprensa muita mais eficaz para seu cliente. Leve-as como guia para nortear sua rotina, mas não se esqueça que cada caso é um caso.

Pode ser que alguma dica se encaixe melhor para um determinado tipo de cliente. Então, avalie cada caso separadamente, a fim de evitar ruídos, furos e possíveis crises de imagem.

1. Elabore um bom planejamento de comunicação

O primeiro passo para manter uma comunicação assertiva para seu cliente é lembrar da elaboração do planejamento de assessoria de imprensa. Sim, nós sabemos que esse documento exige tempo, dedicação e concentração. Mas ele é necessário.

Sem um bom planejamento de comunicação, você vai ficar perdido em relação às ações que precisa estruturar. E isso significa deslizes em estratégias essenciais para o aprimoramento da imagem digital do assessorado.

Elaboração e disparo de releases, conteúdos para mídias sociais e blogs, parcerias com influenciadores e gestão de crise podem ser afetados de forma significativa se você não valorizar a etapa de construção do planejamento de assessoria.

E não seria para menos, não é mesmo? O planejamento funciona como base para entender o posicionamento da marca assessorada em relação à concorrência.  Além disso, é possível analisar o nicho de mercado e os diversos públicos de interesse.

Se você acha que não tem tempo para estruturar um planejamento de assessoria, pense em todos esses pontos que listamos e considere executar uma comunicação assertiva para seu cliente.

O planejamento vai funcionar como um guia para a sua rotina. E ele não precisa ser um “bicho de sete cabeças”. Com os passos certos, você consegue elaborar uma ótima estratégia de assessoria para seu cliente.

E é aqui que o blog AI entra para te ajudar. Você sabia que temos um e-book sobre planejamento de assessoria de imprensa? No material, aprofundamos os 8 passos essenciais para uma comunicação assertiva para os clientes. É só clicar aqui para fazer o download do conteúdo.

2. Conheça as fraquezas do cliente

O segundo ponto sobre estratégias assertivas na assessoria de imprensa que você precisa lembrar tem a ver com Matriz SWOT.

Sabe aquela estratégia que permite a análise de forças, fraquezas, oportunidades e ameaças relacionadas ao cliente assessorado? Ela é essencial para estruturar ações assertivas e que tragam resultados que realmente façam a diferença para a marca.

A identificação das fraquezas do assessorado, que têm a ver com limitações internas, por exemplo, é uma forma de evitar crises de imagem, de saber onde está o ponto fraco do cliente e de elaborar um plano de contingência para a empresa.

Diversos assessores de imprensa deixam esse passo de lado, ou só se preocupam com a estratégia quando têm de gerenciar crises de imagem.

Deixar a análise das fraquezas do cliente de lado significa dar espaço para problemas começarem a crescer. E sabemos que não é isso que você deseja.

Para manter a assertividade nas estratégias de comunicação, nada melhor do que conhecer as limitações de seu cliente.

Quando o assessor conhece as limitações do assessorado, pode pensar em formas de contornar o problema, ou de dar mais destaque às forças da marca.

E se você está achando que estruturar a Matriz SWOT do cliente é um processo difícil, deixe esse pensamento bem longe de você e faça o download do nosso e-book que aprofunda o assunto e te ensina a manter a assertividade na assessoria.

3. Acompanhe a concorrência

Acompanhar a concorrência do cliente é o terceiro ponto que queremos destacar neste artigo sobre comunicação assertiva. Sim, ficar de olho nas outras empresas do nicho de atuação do assessorado é importante.

Então, se você não se preocupava com isso até o momento, é hora de contornar a situação e entregar melhores resultados para seu cliente.

O acompanhamento da concorrência, em veículos noticiosos ou nas redes sociais, é uma ótima forma de ter noção das ações das outras empresas, das forças, das fraquezas que seu cliente pode aproveitar, entre tantas outras coisas.

Tirar um tempo para entender os outros negócios do nicho da marca assessorada vai te ajudar a elaborar releases mais estratégicos e a elaborar conteúdos para redes sociais mais alinhados com os desejos do público de interesse.

Se você quiser se aprofundar no assunto, saiba que temos um infográfico com 5 formas de analisar a concorrência na assessoria de imprensa digital. Seus resultados vão ficar muito mais assertivos dessa maneira.

4. Mantenha o canal de comunicação aberto com o assessorado

O quarto ponto do nosso post tem a ver com um assunto delicado e que merece mais atenção por parte dos profissionais de comunicação externa: o relacionamento com o cliente.

Sabemos que essa relação é permeada por controvérsias, linhas tênues e exigências que nem sempre estão alinhadas com a realidade da marca. Mas é por esses motivos que este ponto está no nosso post.

O canal de comunicação com o cliente é um dos pilares para uma assessoria de imprensa de sucesso. Sem entender o que o assessorado deseja e sem investir na palavra educação, o processo de gestão da imagem da marca fica cheio de ruídos.

Seu cliente tem noção do funcionamento da empresa assessorada. E por isso, é essencial manter um canal de diálogo aberto.

Compartilhe o planejamento de assessoria, converse sobre as fraquezas e as forças da marca, mostre que o disparo de releases precisa ser feito de forma estratégica e explique que tudo o que publicamos nas redes sociais pode afetar de forma positiva ou negativa a marca.

Educar o cliente e manter o diálogo são pilares da comunicação assertiva. Afinal, é o assessorado quem está investindo financeiramente no serviço de assessoria.

E como comunicadores, temos o papel de mostrar aos nossos clientes os benefícios da assessoria de imprensa, como funcionam as estratégias e tudo o que a marca ganhou com o investimento em comunicação externa.

5. Tenha um planejamento para crises

O quinto passo para uma comunicação assertiva para a marca assessorada é lembrar do planejamento de gestão de crise. Essa estratégia vai facilitar o gerenciamento de situações que podem afetar a reputação do cliente.

Assim como o planejamento de assessoria de imprensa, o plano de gestão de crise é um passo que muitos comunicadores deixam de lado. Afinal, pensam que não precisam se prevenir, já que as crises não vão aparecer.

Esse pensamento só vai deixar a marca vulnerável às situações turbulentas e vai prejudicar seu desempenho como comunicador social.

Afinal, nenhuma marca está imune a uma crise de imagem na era digital. Uma fake news compartilhada, um comentário mal elaborado no Facebook ou uma frase com ruído em uma entrevista podem ser gatilhos para uma turbulência na reputação do cliente.

Então, a melhor forma de evitar danos à reputação da marca é estar prevenido. E prevenção tem a ver com a elaboração de um bom planejamento de crise de imagem. O documento vai conter os passos para lidar com situações delicadas e que podem afetar a saúde da empresa assessorada nos meios físico e digital.

Se você não sabe como estruturar um plano de ação para crises de imagem, saiba que nós temos o material que vai te ajudar.

Para fazer o download do nosso e-book com passos para um plano de gestão de crise assertivo, é só clicar aqui.

6. Monitore a marca no meio digital

O monitoramento da marca assessorada no meio digital é outro passo importante para manter uma gestão de comunicação assertiva. Afinal, dessa forma você consegue ficar de olho no que é falado sobre seu cliente.

Se você deixa esse passo de lado no dia a dia da assessoria de imprensa, saiba que está prejudicando o desempenho de seu cliente e o deixando vulnerável aos deslizes que podem acontecer no meio digital.

Não esqueça que a assessoria de imprensa digital está inserida em um contexto de instantaneidade. Entre um F5 e outro, muitas informações sobre a marca podem aparecer. E a melhor forma de evitar surpresas é manter o olhar estratégico em todos os momentos.

É aqui que entra o monitoramento da marca no meio digital, que pode ser dividido em duas estratégias importantes para quem deseja uma gestão de comunicação assertiva: clipping de notícias e monitoramento de mídias sociais.

• Clipping de notícias

O clipping de notícias é uma estratégia-base para quem trabalha com assessoria de imprensa. Desde os tempos tradicionais da profissão, o monitoramento de conteúdos noticiosos faz parte do dia a dia dos comunicadores sociais.

A questão é que o meio digital trouxe mudanças significativas para essa estratégia. E se você quiser manter uma gestão de comunicação assertiva e deixar seu cliente passos à frente da concorrência, tem de alinhar o seu planejamento de assessoria com essas mudanças.

Hoje, temos diversas fontes noticiosas para monitorar. Jornais, revistas, sites, blogs, portais de notícia, sites que disponibilizam conteúdos em vídeo, matérias televisivas e radiofônicas.

Se você resolver monitorar a imagem de seu cliente de forma manual, com certeza vai gerar um gargalo em sua rotina. E isso vai prejudicar o desempenho de outras estratégias de assessoria. O resultado é uma gestão de comunicação nada assertiva.

A solução para evitar esse gargalo é investir em um software profissional de monitoramento de notícias, como Knewin Notícias. A plataforma é uma ótima alternativa para automatizar e otimizar o clipping.

Com o auxílio de filtros para pesquisa de conteúdos e escolha de palavras-chave estratégicas, o assessor de imprensa consegue ficar de olho em todos os materiais digitais que são publicados e que mencionam o cliente (ou a concorrência, por exemplo).

Além de tudo isso, os comunicadores sociais conseguem manter a assertividade em outra estratégia importante: a elaboração de relatórios. O Knewin Notícias facilita a criação de relatórios e o envio para diversos destinatários. Otimização na medida certa, não é mesmo?

• Mídias sociais

Outra forma de monitorar a marca de seu cliente no meio digital e manter a assertividade na rotina da assessoria de imprensa é ficar de olho no que é falado nas redes sociais.

Não podemos fechar os olhos para as redes sociais. É nesses canais que as pessoas passam grande parte do dia. E é nessas plataformas que elas expõem opiniões sobre as marcas e se mantêm informadas sobre determinados assuntos.

Então, incluir o monitoramento de conteúdos nas mídias sociais é uma atitude sábia para quem trabalha com comunicação externa e deseja assertividade no planejamento de assessoria.

Monitore a página de seu cliente nas redes sociais, o que as pessoas falam sobre a marca, as avaliações que foram feitas no Facebook, as hashtags no Twitter e, principalmente, os conteúdos jornalísticos que mencionam a empresa assessorada.

Mas como fazer tudo isso sem comprometer outras estratégias de assessoria de imprensa? Resposta simples: ferramenta para monitoramento de redes sociais. O Knewin Social é um ótimo exemplo de software desse tipo.

A plataforma permite que você fique de olho nos conteúdos que são publicados nas redes sociais e que mencionam o cliente. Isso de forma automatizada e otimizada. Além disso, também permite que você consiga estruturar uma análise de sentimento assertiva e consiga elaborar relatórios completos e de forma facilitada.

7. Leve em conta a opinião do público

A sétima dica do nosso post tem a ver com o feedback dos consumidores da marca – e de quem não é consumidor também.

Feedbacks, negativos e positivos, são essenciais para mantermos a assertividade na gestão da imagem de nossos clientes. Afinal, é uma opinião de quem está fora do círculo da comunicação social e da empresa assessorada.

Às vezes, achamos que sabemos tudo sobre a empresa de nosso cliente e que temos noção do que nosso público quer. Mas nem sempre é assim.

Um assessor de imprensa de sucesso sabe que a opinião do público de interesse é valiosa. Afinal, ela permite que você identifique passos em falso, obtenha insights para novas ações e avalie se o serviço do cliente está de acordo com a expectativa dos consumidores.

Sabe como você pode identificar a opinião dos consumidores da marca assessorada? A partir da análise de sentimento. Essa estratégia permite que você categorize os comentários em neutro, negativo e positivo. Isso permite um monitoramento sobre o que as pessoas pensam da marca.

Aliás, aqui no blog nós temos um post sobre assunto. Ficou interessado na temática? Então clica aqui para ler o conteúdo.

8. Mensure resultados

A oitava dica deste post sobre gestão de comunicação assertiva tem a ver com mensuração de resultados. Se essa estratégia te dá arrepios, é hora de mudar esse cenário.

Sabemos que mensurar resultados é algo que diversos assessores deixam de lado, porque acreditam que é uma estratégia complicada. Mas não é bem assim e você não pode deixar os resultados de lado.

Seu cliente deseja ver resultados palpáveis sobre o investimento financeiro feito em um serviço de comunicação. E a melhor forma de proporcionar isso é mensurar o que foi conquistado com as estratégias de assessoria.

Clipping de notícias, gestão de mídias sociais, eventos incentivados pela marca e parcerias com influenciadores digitais são estratégias que podem ser mensuradas pela assessoria de imprensa.

Se você não sabe como mensurar resultados, ou se tem medo dessa estratégia. mantenha a calma. É só acessar os nossos e-books sobre o assunto.

Para fazer o download sobre mensuração de resultados e elaboração de relatórios, é só clicar aqui.

E se quiser conhecer 5 métricas que importam além de centimetragem e valoração, é só fazer o download de outro e-book do blog AI, clicando aqui.

9. Não tenha medo de reestruturar estratégias

Por fim, chegamos à última dica do nosso artigo. Quer executar uma gestão de comunicação assertiva para seu cliente? Então entenda que assessoria de imprensa não funciona como uma receita de bolo.

Não existe uma fórmula mágica que defina se os resultados obtidos vão ser os esperados pelo seu cliente. Às vezes, teremos de erguer a cabeça e reestruturar as estratégias. E não há nada de errado nisso.

A comunicação digital está em constante mudanças. Todos os dias surgem coisas novas, como plataformas de redes sociais. E, em alguns casos, encontramos empecilhos, como a mudança nos algoritmos do Facebook, por exemplo.

Então, precisamos manter os nossos olhos atentos a todas às mudanças que ocorrem no meio digital. Isso é necessário para que possamos reestruturar nosso planejamento de assessoria sempre que for preciso.

E se você ainda tiver dúvidas sobre a gestão de comunicação externa na era digital, por que não faz o download do nosso e-book Muito além do release – desafios do assessor de imprensa digital? Nosso material é gratuito e vai te ajudar.