Coletiva de imprensa é um termo que faz parte da rotina de quem trabalha com gestão de comunicação externa. Essa estratégia é importante para manter o diálogo com a imprensa em situações extraordinárias, que podem envolver crises ou grandes anunciamentos.

A questão é que, para executar com assertividade uma entrevista coletiva, como também é chamada a estratégia, os assessores de imprensa precisam ser cuidadosos com todos os passos inseridos no momento.

Pensando nisso, o blog Assessor de Imprensa resolveu reunir dicas imprescindíveis para que você consiga elaborar uma coletiva de imprensa assertiva para seu cliente. Saiba que os jornalistas agradecem todo o cuidado que você tiver nesse momento.

Por que a coletiva de imprensa é um momento que precisa de estratégia?

Coletivas de imprensa são conhecidas como momentos em que a assessoria de uma marca ou o próprio porta-voz deixam a imprensa informada sobre algum assunto.

Muitas vezes, os assuntos têm a ver com crises de imagem, situações delicadas (como acidentes, por exemplo) ou anúncios que têm relação com tomadas de decisão grandes de uma empresa (como fusão com outras corporações ou até mesmo a contratação de um jogador de futebol).

O grande ponto que envolve a coletiva de imprensa é que não podemos estruturar a ocasião sem estratégia. Não adianta chamarmos todos os jornalistas que existem no mercado se não tivermos uma notícia em mãos.

Lembre-se do termo critério de noticiabilidade. Ele vai ser o guia para que você estruture coletivas de imprensa de sucesso. O resultado é maior assertividade na estratégia e maior harmonia no relacionamento com jornalistas.

Coletivas de imprensa devem seguir o mesmo critério de quando disparamos releases para os veículos de notícia. Segmentação é palavra-chave, bem como qualidade em vez de quantidade.

8 dicas sobre coletiva de imprensa que você precisa lembrar

Para te ajudar a estruturar uma coletiva de imprensa estratégica para seu cliente, selecionamos dicas que vão facilitar o momento e melhorar sua relação com os profissionais dos veículos jornalísticos.

Não esqueça que, antes de qualquer coisa, é preciso ter em mãos um bom planejamento. Sabemos que coletivas de imprensa são situações extraordinárias. Ou seja, não há muito tempo para elaborá-las.

No entanto, se você tiver um bom planejamento prévio, as coisas se organizam com maior facilidade.

Planejamento de assessoria e de gestão de crise, por exemplo, são essenciais para uma assessoria de imprensa de sucesso. Mas disso você já sabe, não é mesmo?

Então saiba que aqui no blog AI, temos dois materiais sobre planejamento que você precisa ler. Um é sobre as ações de assessoria. O outro é sobre gestão de crise. Interessante, não é mesmo?

Para fazer o download do nosso e-book sobre planejamento de assessoria de imprensa, é só clicar aqui.

E para baixar o nosso material sobre planejamento de gestão de crise, o link está aqui.

Agora vamos voltar ao que interessa neste post: as dicas para coletiva de imprensa. Use nosso post como guia para sua rotina, certo?

1. Elabore releases completos

O ponto-base das entrevistas coletivas é a elaboração de releases para informar os jornalistas sobre o evento. Essa informação parece boba, mas não é.

Como você vai convidar jornalistas para a coletiva de seu cliente se não elaborar um texto que aborde o que vai ser informado?  Portanto, lembre-se de estruturar releases assertivos.

Inclua informações referentes à ocasião, como tema, localização, data, horário, formato da coletiva, se haverá estacionamento para os jornalistas, entre outras coisas que você considerar importante. E não esqueça de inserir os contatos da assessoria e de seu cliente.

Elabore um título atrativo e que se destaque em meio a tantos e-mail que os jornalistas recebem por dia. Não esqueça que vivemos uma era muito peculiar nos diversos nichos da Comunicação.

Hoje, vivemos a era das redações jornalísticas enxutas. Isso quer dizer que os profissionais estão sobrecarregados e recebem uma enxurrada de e-mails por dia. Lembre-se que, para destacar seu release em meio a tantos outros, é preciso escrever um título atrativo e objetivo.

2. Segmente o mailing

Segmentação de mailing é o segundo ponto do nosso artigo sobre coletiva de imprensa. Por que inserimos essa dica no nosso post? A resposta é bem simples.

Disparar releases sem estratégia e para um mailing abrangente vai diminuir a assertividade das coletivas de imprensa de seu cliente. Afinal, muitos profissionais que não pautam o assunto vão receber o conteúdo. Adivinha o que vai acontecer. Seu texto será ignorado.

Então, quando estiver estruturando uma coletiva para seu cliente, priorize um mailing segmentado e que vai estar mais interessado em cobrir o assunto em questão.

Aliás, quando você precisar estruturar coletivas, é importante que esse mailing já esteja construído. Afinal, a lista de e-mails e contatos para disparar releases é uma das bases para uma assessoria de imprensa de sucesso.

Se você ainda não tem um mailing assertivo para seu cliente, não se desespere. Sempre há tempo para contornar as situações. E nós estamos aqui para te ajudar.

Temos um e-book que aborda justamente a segmentação de veículos jornalísticos a partir do clipping de notícias. O monitoramento de conteúdos é uma ferramenta estratégica para identificar publicações interessantes para seu cliente.

Para fazer o download do nosso e-book sobre segmentação de publicações jornalísticas, é só clicar aqui. O material é gratuito e vai garantir uma assessoria de imprensa muito mais eficaz para seu cliente.

3. Lembre dos press-kits

Press-kits é uma temática que precisa ser abordada com muito cuidado. Afinal, a linha entre press-kit e jabá é muito tênue. Por isso, preste muito atenção nisso quando for estruturar uma coletiva de imprensa para seu cliente.

O press-kit é uma forma de enviar para os jornalistas uma amostra do que vai ser abordado na coletiva (ou em outras situações de divulgação da marca).

No entanto, é importante lembrar de personalização, a fim de ganhar a atenção do profissional e mostrar que a marca sabe para quem está enviando o press-kit.

Monte press-kits que realmente sejam úteis para os convidados – e que não sejam considerados jabás.

4. Faça follow-up com cuidado

A quarta dica do nosso post sobre entrevista coletiva tem a ver com um ponto mito delicado e, em alguns casos, polêmico: o follow-up.

Follow-up é uma estratégia que gera diversas discussões em redes sociais. Afinal, jornalistas argumentam que alguns assessores conseguem ser inconvenientes. Por outro lado, assessores dizem que alguns jornalistas não fazem questão de ser atenciosos.

Então, fica aqui a nossa dica: faça follow com muita estratégia. E isso vale para coletivas e para o restante das ações de assessoria.

Preste atenção ao horário de fechamento das redações. Ligue para os jornalistas e introduza o assunto da coletiva. Apresente-se (o profissional não tem obrigação de saber quem você é). Não esqueça que vivemos a era das redações enxutas. E algo essencial: lembre que você está lidando com outro ser humano.

Muitos assessores esquecem que, do outro lado da linha, há outro ser humano. Jornalistas também passam por dias ruins. Empatia é essencial para que o follow-up dê certo e para que a coletiva de seu cliente traga resultados assertivos.

E se quiser conhecer pontos que devem nortear a estratégia de follow, é só acessar o nosso post sobre o assunto bem aqui.

5. Tenha um porta-voz preparado

Porta-voz preparado significa coletiva sem grandes surpresas desagradáveis para a marca. E isso vale para qualquer situação que envolva assessoria de imprensa. Por isso, esse assunto é a quinta dica do nosso post.

Quando um porta-voz conhece a rotina jornalística e sabe lidar com jornalistas, o decorrer das entrevistas coletivas fica mais harmônico e com menos chances de ruídos de comunicação.

Muitos clientes de assessoria ainda não entendem a importância de conhecer o universo jornalístico. Então, como bons profissionais de comunicação, precisamos educar os assessorados.

Educar o cliente significa mostrar para ele que estratégias como media training são essenciais para os sucessos das ações de comunicação externa.

Quando um cliente sabe como se comunicar com jornalistas, vai evitar ruídos e vai ter noção de como agir ou de como se portar diante de uma pergunta delicada.

Não esqueça que a nossa postura (corporal e de fala) afeta o desempenho de uma entrevista coletiva. E nosso cliente precisa estar preparado para lidar com as diversas situações que podem acontecer na ocasião, por mais agradáveis ou desagradáveis que sejam.

6. Escolha um local adequado para a coletiva

A escolha de um local adequado para a coletiva de imprensa é ponto imprescindível para uma assessoria de imprensa de sucesso.

Em muitos casos, as empresas já têm um local para a coletiva, como auditórios ou salões grandes. Mas em outras situações, o assessor de imprensa precisa procurar um local para realizar a entrevista.

Hotéis ou grandes auditórios são escolhas de muitas assessorias. Mas o mais importante é escolher um local que os jornalistas se sintam bem recebidos.

Pense na quantidade de cadeiras, se vai haver crachás de identificação, alimentação (coffee break, por exemplo), bebidas (água) e organize a estrutura para receber os jornalistas da melhor forma possível.

Por fim, lembre que jornalistas de televisão e de rádio precisam estar dispostos de forma estratégica, a fim de conseguirem cobrir a coletiva com eficiência. Isso é uma forma de aprimorar a receptividade da coletiva.

7. Lembre de disponibilizar Wi-fi

A sexta dica do nosso post sobre coletiva de imprensa tem a ver com disponibilização de Wi-fi para os jornalistas convidados para a ocasião.

Parece estranho falar de internet em uma era de mobilidade e de instantaneidade. Mas é sempre bom voltar alguns passos para lembrar dos requisitos básicos para a boa convivência.

Muitos jornalistas transmitem as informações para os veículos de comunicação de forma instantânea. Então, a disponibilização de Wi-fi é uma forma de manter a harmonia durante as coletivas de imprensa.

Além disso, não esqueça que vivemos no universo das redes sociais, em que tuítes, lives e Stories fazem parte da interação com os diversos públicos de interesse.

É de boa prática disponibilizar um Wi-fi aberto para os convidados da coletiva. E se o local tiver senha na rede, distribua o código de acesso na entrada do evento, junto com crachás, por exemplo.

8. Disponibilize um momento pós-coletiva para entrevistas individuais

Por fim, nossa última dica tem a ver com o momento pós-entrevista coletiva. Lembre-se que existem jornalistas que desejam aprofundar o assunto da entrevista, a fim de obter mais informações sobre a temática da ocasião.

Então, disponibilize um espaço para entrevistas individuais com o porta-voz da empresa assessorada, ou até mesmo com a equipe de assessoria de imprensa.

Entenda que se mostrar solícito para esse momento pós-coletiva é importante para a imagem de seu cliente. Esse é um ótimo momento para solucionar questões delicadas, evitar o compartilhamento de boatos e dar uma entrevista exclusiva, por exemplo.

Por fim, gostaríamos de saber sua opinião sobre a estruturação de coletivas de imprensa. Quais outras boas práticas você acha que devem nortear esse momento tão importante para a viabilização de comentários do porta-voz? Conta pra gente aqui no blog!